SSA-advies 2013/04 - Betwiste schulden

Advies van 2 december 2013

 

 

Inleiding

De stuurgroep wenst in dit advies de boekhoudkundige verwerking van betwiste schulden en de communicatie naar de leverancier hiervan te behandelen voor de Vlaamse Gemeenschap en voor de Vlaamse rechtspersonen.

 

  1. Analyse en boekhoudkundige verwerking

Betwiste handelsschulden worden tot uiting gebracht in de boekhouding op het ogenblik van ontvangst van de factuur. Indien de budgethouder of aangewezen bevoegde persoon van oordeel is dat de schuldeiser ten onrechte teveel heeft aangerekend dient een te ontvangen creditnota geboekt te worden ten belope van het bedrag dat, naar het oordeel van de budgethouder of aangewezen bevoegde persoon, nooit zal betaald dienen te worden. Het onbetwiste deel van de factuur dient binnen de vervaltermijn betaald te worden om latere verwijlintresten op het onbetwiste gedeelte te vermijden.  Deze waardering dient oprecht en te goeder trouw te gebeuren zodanig dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële positie en het resultaat. Wanneer het om belangrijke bedragen gaat, dient hier melding van worden gemaakt in de toelichting (vol 15).

Een ontvangen factuur voor prestaties die nooit werden geleverd mag niet in de boekhouding tot uiting worden gebracht. De leverancier dient hiervan, indien gewenst per aangetekend schrijven, op de hoogte te worden gebracht. Het betreft de situatie waarin niet de minste twijfel bestaat dat het bedrag ten onrechte werd gefactureerd. Volgens het principe van het getrouw beeld, mag in dit geval geen schuld in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Bij twijfel over de levering van de prestaties dient  de ontvangen factuur geboekt te worden.

 

  1. Advies: Hoe een factuur betwisten?

Indien u de factuur van een leverancier betwist wegens foutieve aanrekening, wordt u geacht om binnen een redelijke termijn schriftelijk, indien gewenst per aangetekend schrijven, te reageren. Het is aangewezen om in de protestbrief aan te geven hoeveel de leverancier te veel gefactureerd heeft en voor welk bedrag u dus een creditnota verwacht.